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de:services:application_services:surveys:start [2021/07/21 17:29] – [Zugang und Anmeldung] abruns1 | de:services:application_services:surveys:start [2023/12/14 12:17] – [Allgemein] Link korrigiert abruns1 | ||
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+ | ====== Online-Umfragen in der Academic Cloud ====== | ||
+ | Der Umfragedienst ermöglicht es, Online-Umfragen zu erstellen, durchzuführen und auszuwerten (Umfrage-Administration). Dieser Dienst wird mit der Software [[https:// | ||
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+ | An einer mit LimeSurvey erstellten Online-Umfrage können im Prinzip beliebige Personen (weltweit) teilnehmen, doch können Umfrage-Administrator*innen bei Bedarf Teilnahmebeschränkungen vorsehen. | ||
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+ | ===== Nutzungsvoraussetzungen ===== | ||
+ | Die Nutzung des Dienstes steht Angehörigen der Universität Göttingen (als Mitarbeiter*in oder Studierende*r), | ||
+ | |||
+ | Der Zugang erfolgt über Ihre [[de: | ||
+ | * Entweder ein Benutzungskonto bei der GWDG.\\ Dieses kann auf unserer [[https:// | ||
+ | * Oder ein dienstlicher oder studentischer Account bei der Universität Göttingen bzw. ein Account bei einer Einrichtung der Max-Planck-Gesellschaft oder einer anderen, bei der GWDG nutzungsberechtigten Einrichtung. | ||
+ | * Falls Sie noch keine AcademicID besitzen, gelangen Sie auf der [[https:// | ||
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+ | Für die Nutzung der Software benötigen Sie einen Webbrowser. | ||
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+ | ===== Zugang und Anmeldung ===== | ||
+ | Der Zugang zum Dienst erfolgt sowohl für die Erstanmeldung als auch für die künftige Nutzung über den Aufruf der Seite | ||
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+ | https:// | ||
+ | |||
+ | Sie werden auf die Login-Seite der Academic Cloud umgeleitet und melden sich dort mit Ihren gewohnten Zugangsdaten direkt oder über die Föderierte Anmeldung an. Bei erstmaliger Anmeldung wird automatisch Ihr LimeSurvey-Account erstellt, den Sie sogleich nutzen können. In LimeSurvey werden hierbei folgende personenbezogenen Daten gespeichert: | ||
+ | * Ihre Benutzernummer (" | ||
+ | * E-Mail-Adresse | ||
+ | * Vor- und Zuname | ||
+ | Melden Sie sich von dem Dienst wieder ab, werden Sie erneut auf die Anmeldeseite der Academic Cloud umgeleitet. | ||
+ | |||
+ | Wir empfehlen allen Nutzenden des Dienstes, sich in die [[https:// | ||
+ | |||
+ | ==== Kündigung des Zugangs ==== | ||
+ | Wenn Sie den Zugang zum Dienst kündigen möchten, kontaktieren Sie bitte unseren [[mailto: | ||
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+ | Die Mailingliste " | ||
+ | |||
+ | ===== Kosten ===== | ||
+ | Derzeit wird unser Abrechnungssystem umgestellt. Für diese Übergangszeit bieten wir unseren Kund*innen aus der Max-Planck-Gesellschaft und der Universität Göttingen die Nutzung des Umfragedienstes kostenlos, d.h. ohne Berechnung von [[https:// | ||
+ | Die künftigen Kosten in AE werden sich auf eine geringe Anzahl an AE/Monat für die Nutzung eines Umfrage-Administrations-Accounts belaufen. Wir werden Sie rechtzeitig über die Einführung der Kosten in AE informieren. | ||
+ | |||
+ | Für Beratung zur Software berechnen wir, wie gewohnt, unseren üblichen Stundensatz. | ||
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+ | ===== Nutzungshinweise ===== | ||
+ | ==== Benutzendenkonto ==== | ||
+ | Der Zugang zum Umfrageserver erfolgt über Ihre AcademicID, mit der Sie die meisten unserer Dienste nutzen können. In Ihrer AcademicID sind auch Ihre Kontoeinstellungen (Name, E-Mail-Adresse usw.) gespeichert. Wenn sich etwas an Ihren persönlichen Daten ändert und dies in Ihrem Benutzeraccount angepasst werden muss, können Sie das unter https:// | ||
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+ | ==== Ablauf einer Umfrage ==== | ||
+ | Der Prozess für eine Umfrage mit LimeSurvey ist wie folgt: | ||
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+ | * Falls Sie eine kontrollierte Liste der Umfrageteilnehmer*innen mit eindeutigen Zugangsschlüsseln (Tokens) benötigen, erstellen Sie eine [[# | ||
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+ | ==== Berechtigungen der Umfrage-Administrator*innen ==== | ||
+ | === Designvorlagen (Themes) === | ||
+ | In der Standardeinstellung der Berechtigungen unseres Umfragedienstes ist es nicht möglich, Designvorlagen | ||
+ | |||
+ | Sobald Sie die Berechtigung dazu erhalten haben, können Sie eigene Vorlagen erstellen, indem Sie eine der drei " | ||
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+ | * [[https:// | ||
+ | * [[https:// | ||
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+ | === Beschriftungssets (Label Sets) === | ||
+ | In der Standardeinstellung der Berechtigungen unseres Umfragedienstes ist es nicht möglich, Beschriftungssets anzulegen oder zu bearbeiten. Falls Sie eigene Beschriftungssets verwenden möchten, nehmen Sie bitte mit unserem Support über [[survey-support@gwdg.de]] Kontakt auf. | ||
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+ | Sobald wir Ihnen die Berechtigung erteilt haben, können Sie Beschriftungssets erstellen und verwenden. Bitte benennen Sie Ihr Beschriftungsset so, dass Ihr Institutskürzel oder Ihre Benutzerkennung im Namen enthalten ist. Bei nicht zuordenbaren Beschriftungssets behalten wir uns vor, diese zu löschen. \\ Sie können Ihre Beschriftungssets dann nach Ihren Wünschen anpassen. **Bitte bearbeiten Sie nur Ihre eigenen Beschriftungssets!** | ||
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+ | [[https:// | ||
+ | === Gemeinsame Bearbeitung von Umfragen === | ||
+ | In der Standardeinstellung Ihres LimeSurvey-Accounts ist ferner keine Berechtigung zum gemeinsamen Arbeiten an Umfragen vorgesehen. \\ | ||
+ | Wenn Sie dies wünschen, wenden Sie sich bitte an unseren Support: [[survey-support@gwdg.de]]. Wir werden Ihnen eine Benutzer*innengruppe mit den entsprechenden Mitgliedern einrichten, der Sie dann die Berechtigung für Ihre Umfrage erteilen können. Voraussetzung ist, dass jedes Mitglied Ihrer gewünschten Benutzergruppe bereits über einen Account auf unserem Umfrageserver verfügt und sich mindestens einmal am Dienst angemeldet hat. | ||
+ | |||
+ | Dazu gehen Sie als Eigentümer*in der Umfrage in die Einstellungen links im Menü, hier zum Punkt " | ||
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+ | === Umfragegruppen === | ||
+ | Umfrageadministrator*innen können ihre Umfragen in Umfragegruppen zusammenfassen. Standardmäßig sind Umfragen der Gruppe " | ||
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+ | ==== Export und Import von Umfragen ==== | ||
+ | Möchten Sie Ihre Umfragen mit oder ohne dazugehörige Antworten, Teilnehmer-Tokens usw. längerfristig sichern, so können Sie diese in verschiedenen Formaten exportieren: | ||
+ | * [[https:// | ||
+ | |||
+ | Wenn Sie eine Umfrage von einem LimeSurvey-Server auf einen anderen migrieren möchten, exportieren Sie diese ebenfalls wie oben beschrieben. | ||
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+ | Nach dem Export aus dem Quellsystem wird / werden die Umfrage/n dann in das Zielsystem importiert: | ||
+ | * [[https:// | ||
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+ | ==== Nutzung der JSON-RPC-API ==== | ||
+ | Mithilfe der API können verschiedene Funktionen von LimeSurvey aus anderen Anwendungen heraus aufgerufen werden. | ||
+ | * [[https:// | ||
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+ | Um die API innerhalb unseres Umfrageservice zu nutzen, kontaktieren Sie bitte unseren Support: [[survey-support@gwdg.de]]. | ||
+ | |||
+ | Wir werden Ihnen einen Account mit einem lokalen Kennwort einrichten, mit welchem Sie die API ansprechen können, da dies über SSO mit einem externen Kennwort nicht möglich ist. Wir richten für Sie dann ein: | ||
+ | - einen lokalen Account, für den Sie das Kennwort per E-Mail erhalten | ||
+ | - eine Benutzergruppe mit Ihrem Account sowie dem lokalen als Mitglieder | ||
+ | | ||
+ | |||
+ | ==== Teilnehmer*innen-bezogene Einstellungen ==== | ||
+ | Sie können eine Umfrage mit einem festgelegten Teilnehmendenkreis durchführen. Dazu müssen Sie eine Teilnehmertabelle anlegen. Dies hat zur Auswirkung, dass jede*r Teilnehmende einen eigenen Schlüssel, ein " | ||
+ | |||
+ | Um diese zu initialisieren, | ||
+ | |||
+ | Wenn Sie keine Teilnehmertabelle verwenden möchten, senden Sie den Link zur Umfrage, der in diesem Falle für alle gleich ist, an den gewünschten Personenkreis. Auch hier haben Sie verschiedene Einstellungsmöglichkeiten. Näheres dazu finden Sie im [[https:// | ||
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+ | Bitte beachten Sie, dass Sie in beiden Fällen die [[# | ||
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+ | === Plugins " | ||
+ | Der E-Mail-Versand kann mit den Plugins " | ||
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+ | Im nächsten Schritt können Sie nun im Umfragemenü im Menüpunkt “einfache Plugins” das jeweilige Plugin auswählen und für die Umfrage aktivieren. Dort können Sie zum Beispiel für das Reminder Plugin nun das Intervall festlegen, in dem Erinnerungsmails verschickt werden sollen. Zudem können Sie im Inviter Plugin jeweils vorher Tokens generieren lassen, um sicher zu gehen, dass nur gewünschte Personen Zugriff auf Ihre Umfrage haben. | ||
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+ | Hinweis: Die Einladungs- und Erinnerungsmails werden mit den Plugins nicht sofort verschickt, sondern erst am nächsten Tag zwischen 7 und 8 Uhr. | ||
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+ | ==== Bekannte Probleme ==== | ||
+ | === Auftritt von Problemen bei zu vielen gleichzeitigen Teilnehmern an einer Umfrage === | ||
+ | Die Server der GWDG sind nicht darauf ausgelegt große Mengen gleichzeitiger Anfragen an eine Umfrage zu bedienen. Aus diesem Grund kann es bei hoher Serverlast zu langen Ladezeiten oder Ausfällen kommen. Sollten bei Ihnen Überlastungsprobleme auftreten, empfiehlt es sich die Umfrage nach einigen Minuten nochmal zu probieren oder den Ablauf der Umfrage gestaffelt auszuführen. | ||
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+ | ===== Datensicherheit und Datenschutz ===== | ||
+ | ==== Allgemein ==== | ||
+ | Umfragen werden eigenverantwortlich von den Umfrage-Administrator*innen erstellt. Dabei ist die [[https:// | ||
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+ | Jede * r LimeSurvey-Benutzende (Umfrage-Administrator*in) kann die eigenen Umfragen und erhobenen Daten exportieren und ist dann verantwortlich für ihre sichere Aufbewahrung. \\ | ||
+ | Die GWDG wird die Umfragedaten __>__ 6 Monate nach Abschluss einer Umfrage von ihren Servern löschen. | ||
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+ | ==== Speicherung der Daten ==== | ||
+ | Die LimeSurvey-Software ist auf Servern der GWDG installiert. \\ Die damit erhobenen und verarbeiteten Daten werden ausschließlich auf GWDG-eigenen Speicher- und Backupsystemen an den Standorten der GWDG gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben. | ||
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+ | ==== Datenübertragung | ||
+ | Die Datenübertragung zwischen dem LimeSurvey-Server der GWDG und den Web-Clients (Browsern) erfolgt verschlüsselt, | ||
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+ | ==== Datenschutz ==== | ||
+ | Die*der Administrator*in einer Umfrage ist auch für die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) der EU bei der Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich. Auf der Seite für den [[https:// | ||
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+ | Umfragedaten müssen von den Umfrageadministrator*innen gelöscht werden, **sobald sie nicht mehr benötigt werden**. Die GWDG behält sich vor, die Daten aller Umfragen, deren Abschlussdatum länger als 6 Monate zurückliegt, | ||
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+ | Umfragedaten mit personenbezogenen und/oder sensiblen Daten müssen gegen unerlaubten Zugang gesichert aufbewahrt werden. Bitte beachten Sie, dass Sie personenbezogene Daten, auch exportierte, | ||
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+ | ==== Datenschutzerklärung und Impressum auf den Umfrageseiten ==== | ||
+ | Die GWDG stellt die Serverinfrastruktur (Webserver und MySQL-Datenbankserver) und die Software für die Entwicklung, | ||
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+ | Für den Inhalt der Umfragen sowie die Verwendung und den Schutz der mittels der Umfragen erhobenen Daten sind die jeweiligen Veranstalter*innen der Umfrage (Umfrage-Administrator*innen) verantwortlich. Bitte fragen Sie ggf. die*den Datenschutzbeauftragten Ihrer Einrichtung, | ||
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+ | Auf der Startseite einer Umfrage sollten die Teilnehmenden vom*von der Veranstalter*in der | ||
+ | Umfrage u.a. über folgende Punkte informiert werden: | ||
+ | * Wer führt die Umfrage durch und ist verantwortlich für die Datenverarbeitung (Namen und Kontaktdaten)? | ||
+ | * Zu welchem Zweck werden die Daten benötigt? | ||
+ | * Wo werden die Daten verarbeitet? | ||
+ | * Wer hat Zugriff auf die Daten? | ||
+ | * Wann werden die Daten gelöscht? | ||
+ | * Welche Rechte haben die Umfrageteilnehmenden? | ||
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+ | Der entsprechende Text kann z.B. auf der Willkommensseite untergebracht werden, die entsprechenden Textbausteine für einen Datenschutzhinweis können aber auch in LimeSurvey (Version 3.x) zu Beginn der Umfrage angezeigt und die Umfrageteilnehmenden aufgefordert werden, den Datenschutzhinweis durch Ankreuzen eines Kontrollkästchens (Checkbox) zu akzeptieren. | ||
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+ | Die Einstellungen dafür finden sich im Menü der Umfrage unter " | ||
+ | " | ||
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+ | ===== Hilfe und Support ===== | ||
+ | Um stets **aktuelle Informationen**, | ||
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+ | **Supportanfragen an die GWDG:** Kontaktieren Sie hierzu bitte unseren [[https:// | ||
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+ | Zu allen Fragen rund um LimeSurvey kann das umfangreiche [[http:// | ||
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+ | Die [[https:// | ||
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+ | Unter den folgenden [[de: | ||
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+ | Wenn Sie LimeSurvey einfach mal ausprobieren möchten, dann können Sie dazu den [[https:// | ||
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+ | ==== Kontakt und weiterführende Informationen ==== | ||
+ | * Support und Beratung rund um den Umfragedienst richten Sie bitte per E-Mail an [[survey-support@gwdg.de? | ||
+ | * [[https:// | ||
+ | * [[https:// | ||
+ | * Artikel zum Relaunch unseres Service am 30.06.2021: [[https:// | ||
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+ | ==== Links ==== | ||
+ | * Zu Online-Umfragen im allgemeinen: | ||
+ | * [[http:// | ||
+ | * Es existieren zahlreiche Anleitungen (in Textform oder als Video) in verschiedenen Sprachen, z.B.: | ||
+ | * Eine Anleitung der Hochschule Mainz: \\ [[https:// | ||
+ | * Ein Video-Tutorial auf YouTube: \\ [[https:// | ||