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de:services:email_collaboration:rocketchat [2022/06/28 13:18] – [FAQ] bbraunsde:services:email_collaboration:rocketchat [2024/11/01 17:00] (aktuell) – bwegman1
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 +====== Rocket.Chat ======
  
 +Mit Rocket.Chat bietet die GWDG einen webbasierten, persistenten Messaging-Dienst mit Fokus auf Gruppenkommunikation an. Alle Nutzer*innen, die einen GWDG-Account besitzen, können sich somit über eine einfache, intuitiv bedienbare Plattform austauschen. 
 +
 +Rocket.Chat unterstützt das Versenden von Dateien, Bildern und Videos sowie die Integration verschiedener Dienste wie GitLab usw. per Bot und API. Der Dienst kann über den Browser verwendet werden, also ohne auf dem eigenen Gerät installiert zu sein. Darüber hinaus gibt es für Windows, macOS und Linux Clients und Apps für mobile Geräte.
 +
 +Die offizielle Dokumentation ist unter: https://docs.rocket.chat verfügbar.
 +
 +<WRAP center round important 90%>
 +Rocket.Chat ist abgekündigt und die Einstellung geplant. Bitte beachten Sie [[de:services:email_collaboration:rocketchat:eol|die Hinweise dazu]].
 +</WRAP>
 +
 +===== Wie wird Rocket.Chat verwendet? =====
 +
 +==== Nutzungsvoraussetzungen ====
 +  * Ein aktueller Webbrowser
 +  * Nutzer*innen, die den Einsatz von Clients bevorzugen, finden unter [[https://rocket.chat/install/]] Clients für Windows, macOS und verschiedene Linux-Distributionen sowie Apps für mobile Geräte wie Android und iOS.
 +
 +==== Anmeldung ====
 +  * Nutzer*innen mit einem gültigen Account bei der GWDG können den Dienst nutzen. Die Anmeldung erfolgt mit der E-Mail-Adresse.
 +  * Nutzer*innen aus der Universitätsmedizin Göttingen (UMG) melden sich mit Ihrer @med.uni-goettingen.de E-Mail-Adresse an.
 +  * Nutzer*innen ohne GWDG-Account können einen Academic Cloud-Account registrieren auf [[https://www.gwdg.de/registration]]. Die Anmeldung erfolgt anschließend mit der E-Mail-Adresse. 
 +  * Mitglieder der [[https://www.aai.dfn.de|DFN AAI]] können sich über Single Sign-on anmelden.
 +
 +Der Dienst ist unter [[https://chat.gwdg.de]] zu erreichen.
 +
 +=== Inaktivität und Account-Deaktivierung ===
 +
 +<del>Inaktive Accounts werden nach 18 Monaten automatisch deaktiviert. Die Deaktivierung erfolgt zur Entlastung unserer Lizenzierung und ist abhängig vom letzten Login-Zeitpunkt.</del>
 +
 +Eine Deaktivierung erfolgt nicht mehr.
 +==== Einführung in die Nutzung ====
 +In den [[https://www.gwdg.de/documents/20182/27257/GN_4-5-2020_www.pdf#page=13|GWDG Nachrichten 04-05 2020]] ist auf den Seiten 13-20 ein ausführlicher Artikel enthalten, der neue Nutzer*innen mit den grundlegenden Funktionen von Rocket.Chat vertraut macht.
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 +==== Was sind die ersten Schritte? ====
 +
 +Nach einem Klick auf das Weltkugelsymbol in der linken oberen Ecke öffnet sich eine Suchmaske auf der nach öffentlichen Kanälen gesucht werden kann. Nach dem Klicken auf den "Users"-Tab kann getrennt davon nach rocket.chat Nutzer*innen gesucht und Direktnachrichten ausgetauscht werden.
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 +Wer eine Direktunterhaltung mit anderen Nutzer*innen wünscht, klickt nach der Anmeldung auf das Lupen-Symbol und gibt dort den Vor-/Nachnamen oder GWDG-Anmeldenamen in das Suchfeld ein. Gefunden werden können so alle, die bei uns Rocket.Chat nutzen. 
 +
 +
 +Nach der ersten Anmeldung werden neue Nutzer*innen automatisch dem #general-Kanal hinzugefügt, der allen als Standard-Kanal dient. Hier werden außerdem zeitnah News- und Betriebsmeldungen veröffentlicht. Der Kanal kann, wenn gewünscht, auch einfach verlassen werden.
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 +Mit einem Klick auf das Stift-Symbol neben dem Suchfeld im oberen linken Bereich wird ein neuer Kanal hinzugefügt, der dann wahlweise als privat oder auch read-only markiert werden kann. Alternativ kann einem oder mehreren bereits bestehenden Kanälen beitreten werden. Alle Kanäle, denen man beigetreten ist, werden im linken Menü angezeigt.
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 +=== Clients ===
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 +Grundsätzlich ist der Dienst voll funktionsfähig über die Webseite im Browser. Wer einen Client benutzen möchte, findet diesen für Windows, MacOS und Linux in der aktuellsten Version direkt auf der [[https://github.com/RocketChat/Rocket.Chat.Electron/releases|Projektseite]].
 +  * Windows: rocketchat-setup-x.x.x.exe
 +  * MacOS: rocketchat-x.x.x.dmg
 +  * Linux: passendes Packet für rpm, deb etc. auswählen.
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 +==== Einfache Abstimmungen ====
 +Im Chat lassen sich einfache Abstimmungen erstellen mit dem Befehl ''/poll <Titel der Umfrage>'' im Chat erstellen. Der Befehl wird dabei als Beginn einer neuen Nachricht eingegeben. Darauf öffnet sich ein Dialog zur Eingabe der Optionen für die Abstimmung, welche dann erstellt wird.
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 +==== Dateien hochladen ====
 +Bilder, Videos und andere Dateien können entweder über ein Menü hinzugefügt werden, das über die Büroklammer am Ende der Eingabezeile erreichbar ist, oder per Drag-and-Drop einfach ins Chatfenster gezogen werden. Bilder, Gifs und Videos werden dabei direkt in den Textfluss eingebettet.
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 +Hochgeladene Dateien werden automatisch per Sophos auf Viren überprüft.
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 +==== Tipps für die Kommunikation mit größeren Gruppen, Events oder Organisation ====
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 +Da der Dienst Rocket.Chat weitgehend offen betrieben und selbstverwaltet ist, kann die Kommunikation für größere Gruppen wie bei Events oder ganzen Einrichtungen selbst geplant werden. Hier sind ein paar [[de:services:email_collaboration:rocketchat:tips|Hinweise]] für die Umsetzung.
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 +==== Wie wird meine Privatsphäre geschützt? ====
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 +Wer sich unter https://chat.gwdg.de anmeldet, ist fortan grundsätzlich für alle Nutzer*innen der Plattform auffindbar und kann zu privaten Direktunterhaltungen oder in Kanäle eingeladen werden. Nutzer*innen werden anhand ihrer UserId identifiziert; Nachrichten werden mit dem Vor- und Nachnamen gekennzeichnet. Zusätzlich verwendet der Dienst zum Versenden von Benachrichtigungen die E-Mail-Adresse.
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 +Nutzer*innen haben die Möglichkeit, einen Kanal entweder als öffentlich oder als privat zu kennzeichnen. Privaten Kanälen können nur von Besitzer*innen eingeladene Nutzer*innen beitreten. Der Kanal kann von anderen bei einer Suche nicht gefunden werden und auf diese Weise ist eine Unterhaltung vor Unbefugten versteckt.
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 +Besitzer und Besitzerinnen eines Kanals haben jederzeit die Möglichkeit, Mitglieder zu entfernen oder den ganzen Kanal samt aller Inhalte zu löschen.
 +Grundsätzlich werden alle Daten verschlüsselt übertragen und in unserem Rechenzentrum aufbewahrt. 
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 +=== Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2E encryption) ===
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 +Im Dienst ist die Funktion [[https://docs.rocket.chat/guides/user-guides/security-bundle/end-to-end-encryption|End-to-End-Encryption E2E]] aktiviert. Dies erlaubt Nutzer*innen, die Besitzer von Kanälen sind, diese als verschlüsselt zu markieren. Die Nachrichteninhalte werden daraufhin verschlüsselt mit einem **lokalen** Passwort, welches unabhängig vom GWDG-Account ist, und verschlüsselt in der Datenbank des Systems gespeichert.
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 +Folgende **wichtige** Aspekte sind dabei zu beachten:
 +  * Nutzer*innen müssen sich das Passwort **merken**. Niemand kann dieses Passwort wiederherstellen!
 +  * Nachrichten in verschlüsselten Channels können **nur** mit Hilfe des Passworts gelesen werden. Ohne Passwort sind die Nachrichteninhalte **nie wieder** lesbar, für **niemanden**.
 +  * Verschlüsselte Nachrichten sind auch für den Betreiber mit vollständigen Zugang zum Dienst, System und Datenbanken **nicht lesbar**, was ein hoher Datenschutz ist, aber auch bedeutet, dass ohne das lokale Passwort **keine** Nachrichten, Channels und sonstige Konversationen wiederhergestellt werden können.
 +  * Nutzer*innen werden aufgefordert, das lokale Passwort zu wählen und zu speichern. Dies kann auch im Benutzerprofil geändert werden. Das Passwort ist in **diesem** Browser, auf **diesem** Gerät hinterlegt und muss für jeden Browser auf jedem Gerät neu angegeben werden, da es nicht zentral gespeichert wird. Aus diesem Grund sind verschlüsselte Nachrichten auch für den Betreiber nicht lesbar. Und aus diesem Grund sind dieses Passwort und damit verschlüsselte Konversationen **nicht wiederherstellbar**.
 +  * Setzen Sie diese Funktion nicht ein, wenn Sie sich über Auswirkung und Funktion nicht völlig im Klaren sind. GWDG kann Ihnen **nicht helfen** bei der Wiederherstellung des Passworts oder anderer Inhalte.
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 +==== FAQ ====
 +Q: **In der Desktop Anwendung bekomme ich eine Fehlermeldung ähnlich zu: "Sie haben unser Login-System direkt besucht. Bitte melden Sie sich stattdessen über eine unserer Anwendungen an"**
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 +A: Bitte löschen Sie den Cache der Anwendung, indem Sie links auf das Server-Symbol klicken und dort jeweils "Clear cache" und "Clear storage data" auswählen.
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 +Q: ** Warum kann ich mich nicht anmelden?**
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 +** Falls Sie den rocket.chat Client verwenden, bitte stellen Sie sicher, dass Sie über das "Plus-Symbol" auf der linken Seite einen neuen Server hinzugefügt und dort https://chat.gwdg.de eingegeben haben ** 
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 +A: Bitte teilen Sie uns die folgenden Infos mit:
 +  * Nutzen Sie den rocket.chat Client oder Browser? Bitte jeweils angeben in welcher Version.
 +  * Wann war die letzte erfolgreiche Anmeldung?
 +  * Welche Fehlermeldung wird angezeigt? Bitte Screenshots mitschicken.
 +  * Welche E-Mail-Adresse / Nutzername wird zur Anmeldung verwendet?
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 +Q: ** Ich habe einen neuen Account erhalten. Kann dieser mit meinem alten Account zusammengeführt werden? **
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 +A: Nein. Ein neuer Account konstituiert eine neue Identität. Siehe hierzu auch [[de:services:email_collaboration:rocketchat:account_data_transfer|unsere Regelung]] im Detail.
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 +Q: **Gibt es eine Integration einer Videokonferenz-Software wie BBB/Jitsi für chat.gwdg.de und kann die GWDG diese aktivieren?**
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 +A: Von Haus aus bietet Rocket.Chat eine Integration mit jitsi Meet an. Hierbei fließen die Daten allerdings zu einem externen Anbieter, weshalb die GWDG auf eigene Videokonferenz-Systeme setzt [1].
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 +Für chat.gwdg.de ist die Integration von BBB aktiviert. Diese ist erlaubt Nutzer*Innen das Erstellen einer Videokonferenz über das Telefonhöhrer-Symbol in der rechten oberen Ecke. Die Erstellung einer VC ist nur den Rollen "owner" und "moderator" erlaubt.
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 +Wir weisen darauf hin, dass die Integration als Beta-Version angesehen wird und wir diese, falls größere Probleme auftreten, wieder deaktivieren. Die davon getrennte Nutzung von [[https://meet.gwdg.de|meet.gwdg.de]] ist natürlich jederzeit weiterhin möglich.
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 +Aktuell ist die Integration nur über den Browser oder Desktop-Client verfügbar.
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 +[1] https://info.gwdg.de/dokuwiki/doku.php?id=de:services:mobile_working:videoconferencing_tools:start
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 +Q: **Warum kann ich Person xy nicht in chat.gwdg.de finden?**
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 +A: Um in chat.gwdg.de auffindbar zu sein, muss die Person sich mindestens einmal an dem Dienst angemeldet haben.
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 +Q: **Wie kann ich mein Repository von gitlab.gwdg.de an rocket.chat anbinden, so dass ich benachrichtigt werde, wenn z. B. ein Issue geöffnet wird?**
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 +A: Es muss in gitlab eine neue "Integration" angelegt werden, hierzu unter: Settings - Integrations die URL: 
 +<code>http://chat.gwdg.de:8080/gitlab/web?targets=mein-kanal</code>
 +eintragen. "mein-kanal" muss entsprechend ersetzt werden. Das Häkchen bei **Enable SSL verification** muss entfernt werden.
 +{{ :de:services:email_collaboration:integration.png?300 |}}
 +
 +Anschließend den Account "ci-bot" dem rocket.chat Kanal hinzufügen:
 +{{ :de:services:email_collaboration:add-user.png?300 |}}
 +{{ :de:services:email_collaboration:ci-bot.png?300 |}}
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 +Q: **Ich sehe nicht alle Benachrichtigungen im Desktop-Client.**
 +
 +A: Im Client sollten dazu die Einstellungen kontrolliert werden, entsprechend der Beschreibung hier: https://github.com/RocketChat/Rocket.Chat.Electron/issues/1395#issuecomment-589752544
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 +Q: **Mein Windows-Client fordert mich nach jeden Neustart zum Update auf.**
 +
 +A: In einigen Client-Versionen ist der Update-Mechanismus kaputt. Abhilfe schafft ein Download und Installation des Clients (vorher beenden) von der Seite des Anbieters: https://rocket.chat/de/install/ Das Problem [[https://github.com/RocketChat/Rocket.Chat.Electron/issues/1670|ist bekannt]], aber vom Anbieter bisher noch nicht gelöst.
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 +Q: **Kann ich meinen Slack-Channel und -Benutzer hier importieren?**
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 +A: Zwar bietet Rocket.Chat eine einfache Import-Funktion an, nach unserer Erfahrung ist diese aber nur für eine frische, neue Rocket.Chat-Installation gedacht. Wir können daher für unseren gemeinsam genutzten Dienst keinen Import von Installationen oder Diensten Dritter anbeiten.