Mobiler Zugang

Mobile Geräte werden vom Hersteller mit vorinstallierte bzw. nativen Apps geliefert und somit haben sie bereits die nötigen Apps, wie E-Mail, Kalender, Notizbuch usw. an Bord. Diese sind normalerweise als Standard gesetzt. Vor der Nutzung dieser Apps müssen Sie den Datenschutzbestimmungen des Herausgebers zustimmen. Meist erfolgt das indem Sie ein Konto für die Nutzung des Gerätes anzulegen haben.
Es gibt viele Apps, die effektive Arbeit mit E-Mail Korrespondenz, Kalender und Kontakte per Exchange bieten, jedoch sind nicht alle Apps gleich sicher.

Einige Apps, welche den aktuellen Sicherheitsstandards nicht entsprechen, sind von Serverrichtlinien der GWDG gesperrt. Der Zugriff der mobilen Geräte auf den Exchange Server über ActiveSync mittels solcher Apps ist dann nicht gestattet. In solchem Fall erhalten Sie eine Fehlermeldung, z.B. Ihr Telefon kann aufgrund einer Zugriffsrichtlinie, die auf dem Server definiert ist, nicht über Exchange ActiveSync mit dem Server synchronisiert werden.

Solche Maßnahmen bieten vor allem mehr Schutz der Privatsphäre und Korrespondenz. Die Verantwortung für den sicheren Umgang mit den eigenen Daten liegt immer beim Anwender. Sorgen Sie somit bitte dafür, dass z.B. bei der Einrichtung der E-Mail App keine Übermittlung von persönlichen Daten oder Anmeldeinformation über fremde Server gezogen werden. E-Mail Apps dürfen Daten und Passwörter nicht unverschlüsselt übertragen. Ihre E-Mail Korrespondenz darf nicht analysiert werden. Bei einigen E-Mail Apps werden die E-Mails auf Schlagwörter gescannt, um personalisierte Werbung schalten zu können. Inhalte sollten grundsätzlich mit sicheren App abgerufen und verarbeitet werden.

Anleitung für die Verbindung mit Exchange finden Sie für Ihr mobiles Betriebssystem über folgende Links:

• Android
• Apple iOS
• Windows Phone

Als nächstes sollten Sie dafür sorgen, dass im Falle des Geräteverlustes niemand an Ihre persönliche Daten und Korrespondenz rankommt. Dazu muss vor der Konfiguration einer E-Mail App wenigstens eine Displaysperre auf dem Smartphone eingerichtet werden. Die Einstellung der Bildschirmsperre finden Sie, unabhängig von Ihrem Smartphonehersteller, unter den Einstellungen des Smartphones in der Kategorie Sicherheit. Einige Apps bieten einen eigenen Schutz an, z.B. Lock-Screens mit PIN für den Zugriff auf Ihren E Mail App, welcher optional einzurichten ist.

Bitte achten Sie darauf, dass Ihr E-Mail Passwort durch die E-Mail-App nicht auf den fremden Server gespeichert wird. Dazu sollten Sie keine E-Mail-App verwenden, die die Daten Ihres Accounts beim Hersteller oder einer fremden Cloud speichert. In den Sicherheitseinstellungen eines Android Gerätes sollten Sie daher zusätzlich die Backup-Funktion deaktivieren, um Ihr Passwort nicht auf Google Servern speichern zu lassen. Nutzen Sie dazu bei den neuere Android Versionen folgenden Weg: Einstellungen > Sichern & Zurücksetzen, bei den älteren Android Versionen: Einstellungen > Datenschutz.

Bei der Einrichtung des Exchange Dienstes müssen Sie sich damit einverstanden erklären der E-Mail App Geräteadministrator Rechte zu geben, um die Funktion der Fernlöschung mit dem Exchange Server zu nutzen. Die Fernlöschung bietet eine wichtige Maßnahme beim Geräteverlust. Sie bietet ihnen die Möglichkeit Ihr Smartphone ferngesteuert in dem Werkszustand zurück zu versetzen und die auf dem Gerät gespeicherten Daten und Einstellungen zu löschen. Ihr Smartphone ist durch die Anmeldung am Exchange-Server dort registriert und kann über die Outlook Web App verwaltet werden. Dieses geht über den Menüpunkt Optionen > Telefon angezeigt. Sehen Sie dazu folgende Anleitung: Fernlöschen (RemoteWipe)

Einige Empfehlungen zur Nutzung der Exchange Funktionen mit mobilen Geräten sind in GWDG Nachrichten veröffentlicht, z.B. Nutzung mehreren Exchange Kalender von Android Geräten oder E-Mail-App für Exchange mit Android-Geräten.
Aufgrund der Vielfalt der Geräte auf dem Markt kann GWDG keinen Support für Smartphones und mobile Geräte leisten. Die meisten Probleme mit der E-Mail Empfang lassen sich durch die Neueinrichtung des Postfachs in der App lösen. Folgen Sie dazu die Anleitung für Ihr Smartphone-Betriebssystem: Anleitungen