Eine Mailingliste enthät eine beliebige Anzahl von E-Mail-Adressen. Wird eine E-Mail an die E-Mail-Adresse der Mailingliste gesandt, so wird diese automatisch an alle eingetragenen Mitglieder verteilt.
Wer E-Mails an eine Mailingliste senden darf, wird in den Einstellungen der Liste definiert. So kann konfiguriert werden, dass nur Listenmitglieder an eine Mailingliste senden dürfen. Es ist aber auch durchaus möglich, jedem Absender die Erlaubnis zu geben, eine E-Mail an die Liste zu schicken. Diese wird dann natürlich nur an die eingetragenen Mitglieder verteilt.
Die Software für die Verwaltung von Mailinglisten bezeichnet man im Allgemeinen als ListServer. Dieser Name stammt von dem legendären BITNET-ListServer, der bis zur großen Verbreitung des Internet Mailinglisten im sogenannten BITNET administriert hat. Heutzutage gibt es eine breite Palette von Produkten, beispielsweise Majordomo oder Mailman, die die Funktionen eines ListServers übernehmen können.
Die GWDG setzt seit Juni 2007 Mailman ein.
Alle Informationen über Mailman, die von dem System selber zur Verfügung gestellt werden, können per WWW-Browser über den URL http://listserv.gwdg.de/mailman/listinfo abgerufen werden.
Alle auf unserem Mailman-Server eingetragenen öffentlich zugänglichen Mailinglisten sind unter http://listserv.gwdg.de/mailman/listinfo abrufbar. Zu jeder dort angezeigten Mailingliste finden Sie eine WWW-Seite, auf der Sie sich registrieren können.
Je nachdem wie die Listenparameter eingestellt sind, werden Sie automatisch als neues Miglied eingetragen oder aber später durch den Listen-Administrator.
Nach dem erfolgreichen Eintragen in die gewünschte Liste können Sie E-Mails an die Mailingliste unter der Adresse „listenname@gwdg.de“ oder „listenname@institutsdomain“ gesendet werden, die dann an alle Mitglieder der Liste verteilt werden.
Administratoren von Mailinglisten haben das Recht, beliebige weitere E-Mail-Adressen in ihre Liste einzutragen und auch wieder zu löschen. Sie können die Parameter ihrer Liste einstellen und Informations- und Willkommensnachrichten erstellen. Insbesondere ist auch ein Archiv der Mailingliste verfügbar, falls es der Administrator wünscht.
Alle diese Einstellungen können über den URL http://listserv.gwdg.de/mailman/admin vorgenommen werden.
Über die Mailman Service Webseite können Sie als Benutzer der GWDG im Self-Service eine Mailingliste einrichten oder ggf. auch löschen.
Wenn Sie von der Service-Hotline eine neue Mailingliste eingerichtet haben möchten, senden Sie bitte eine entsprechende E-Mail an support@gwdg.de, die folgende Angaben enthalten sollte:
Bitte beachten Sie, dass nur bei uns registrierte Fully Qualified Domain Names (FQDN; z. B. @gwdg.de oder @uni-goettingen.de.) genutzt werden können.
Da es sich bei Mailman um die am meisten verbreitete Listserver-Software handelt, ist das Internet voll von Ratgebern und Foren dazu.
Hier nur ein Beispiel: http://genwiki.genealogy.net/Mailman_Betreuer_Dokumentation