Veranstaltungs-Voucher

Für größere Veranstaltungen, gibt es weiterhin die bekannten, vorgefertigten Veranstaltungs-Voucher. Diese können beim GWDG-Support beantragt, aber auch selbst erstellt werden.

Die Möglichkeit, Veranstaltungs-Voucher für das WLAN und Kabelnetz GuestOnCampus selbst zu erstellen, steht aber nicht allen Benutzer*innen zur Verfügung. Der Zugang zu dieser Funktion muss zunächst bei der GWDG beantragt werden. Sie ist besonders für Benutzer*innen bzw. Einrichtungen gedacht, die häufig Gastaccounts benötigen, wie zum Beispiel das Veranstaltungsmanagement, Gäst*innenhäuser, größere Arbeitsgruppen oder Institute mit regelmäßigen Tagungen.

Um Ihren Göttingen-Campus-Account (gewöhnlich die E-Mail-Adresse bei der Universität Göttingen oder der Max-Planck-Gesellschaft) für das Voucher-Portal freischalten zu lassen, senden Sie bitte eine E-Mail mit der Bestätigung des Geschäftsführenden Direktors / der Geschäftsführenden Direktorin ihres Institutes an support@gwdg.de.

Melden Sie sich im Webportal unter https://voucher.gwdg.de an. Wenn Sie für das Erstellen von Vouchern freigeschaltet sind, sehen Sie einen Karteireiter („Tab“) mit der Überschrift „Veranstaltungen“. In diesem Tab werden alle von Mitarbeiter*innen Ihres Instituts erstellten Veranstaltungen angezeigt. Um eine neue Veranstaltung anzulegen, klicken Sie auf den Button „Neue Veranstaltung“.

Daraufhin wird eine neue Seite mit dem Formular zum Anlegen einer Veranstaltung geöffnet. Geben Sie dort folgende Daten ein:

1. Einen Titel für die Veranstaltung: Dieser ist nicht in den Vouchern enthalten und dient nur dazu, die Veranstaltung innerhalb des Systems zuzuordnen; also vor allem auch dafür, dass Sie selbst die Übersicht behalten.
2. Einen Prefix für die Benutzer*innennamen: Die erstellten Gäst*innen-Accounts werden den Namen <Prefix><Nummer>@guestnet haben. Der Prefix muss innerhalb des Voucher-Systems eindeutig sein und darf nicht auf einer Ziffer enden. Sollte der Präfix schon belegt sein, erscheint eine Fehlermeldung.
3. Die Anzahl an benötigten Gäst*innen-Accounts: Es können höchstens 1000 Accounts für eine Veranstaltung erstellt werden.
4. Beginn und Ende der Veranstaltung: Die Gäst*innen-Accounts sind an beiden Tagen noch den ganzen Tag gültig. Wenn Sie also Gäst*innen-Accounts für einen Tag benötigen, können Sie bei Beginn und Ende dasselbe Datum angeben.
5. Eine*n Ansprechpartner*in: Geben Sie hier den Namen einer Ansprechperson ein. Dieser Name wird den Gäst*innen als Ansprechpartner*in angezeigt, wenn sie versuchen, sich mit einem abgelaufenen oder gesperrten Gäst*innen-Account einzuloggen. Aus technischen Gründen kann der angegebene Name keine Sonderzeichen enthalten.
6. Einen Kommentar: Hier können Sie einen Kommentar zu der Veranstalltung eingeben. Der Kommentar wird den Gäst*innen nirgendwo angezeigt und ist nur für Sie und die Administratoren des Systems zur Zuordnung gedacht.

Klicken Sie danach auf „Accounts anlegen“, um die Gäst*innen-Accounts zu erstellen. Da beim Erstellen der Gäst*innen-Accounts eine PDF-Datei mit den Vouchern erzeugt wird, kann der Vorgang einige Sekunden in Anspruch nehmen. Nachdem das Anlegen der Accounts abgeschlossen ist, werden Sie wieder auf den Veranstaltungen-Tab weitergeleitet. Dort wird nun die eben erstellte Veranstaltung angezeigt. Um die PDF-Datei mit den Vouchern herunterzuladen, klicken Sie auf das grüne Download-Symbol in der entsprechenden Zeile der Tabelle. Diese Datei können Sie nun ausdrucken.

Mit einem Klick auf das blaue Aktionsmenü in der Tabelle im Veranstaltungen-Tab können Sie Veranstaltungen editieren, verlängern und löschen. Sie können eine Veranstaltung nur editieren, solange sie noch nicht begonnen hat. Wenn Sie eine Veranstaltung editieren, wird das zuvor verfügbare PDF ungültig und alle Passwörter dieser Veranstaltung ändern sich. Sie können alle Felder des Formulars verändern. Eine Veranstaltung kann jederzeit gelöscht werden. Durch das Löschen werden die Gäst*innen-Accounts ungültig, auch wenn sie noch nicht abgelaufen sind. Veranstaltungen, die bereits begonnen haben, können nur gelöscht oder verlängert werden. In diesem Fall können Sie nur ein anderes Enddatum eingeben. Alle erstellten Accounts bleiben in diesem Fall natürlich gültig und sind sofort bis zum neuen Enddatum nutzbar. Sie und Ihre Gäste müssen nichts weiter tun; Sie müssen das PDF nicht erneut ausdrucken und ausgeben. Sie können nur ganze Veranstaltungen, nicht jedoch einzelne Voucher löschen bzw. sperren.

Jede Seite der PDF-Datei stellt einen Voucher für einen Gäst*innen-Account dar. Dabei ist die Seite in einen deutschen und englischen Teil aufgeteilt, die jeweils beschreiben, wie ein*e Gäst*in sich mit dem Gäst*innen-Account im Netzwerk anmelden kann. Der Account und das dazugehörige Passwort sind direkt auf der Seite angegeben und können auf der Login-Seite im GuestOnCampus-Netz zum Einloggen verwendet werden. Mit den Accounts der Voucher ist nur die Anmeldung in GuestOnCampus, nicht aber bei anderen GWDG-Diensten möglich. Nach zwölf Stunden muss sich der Gast / die Gästin erneut einloggen. Vor den Seiten mit den Vouchern befindet sich in der PDF-Datei noch eine Tabelle aller Voucher mit Feldern für Namen und Unterschrift der Gäst*innen bei der Ausgabe des entsprechenden Vouchers. Nach Möglichkeit sollte die Identität der Gäst*innen überprüft werden. Diese Unterschriftentabelle ist nach der Veranstaltung für 31 Tage aufzubewahren. Sie muss der GWDG nicht übergeben werden. Nicht ausgeteilte Voucher sollten nach Möglichkeit vernichtet werden.

Es gibt beim Erstellen der Gäst*innen-Accounts noch die Möglichkeit, eine Laufzeit ab der ersten Benutzung anzugeben. Das Formularfeld hierzu kann durch einen Klick auf „Erweitert“ im Gastaccount-Formular erreicht werden (siehe Abb. 2). Wenn diese Option verwendet wird, wird am Tag der ersten Benutzung das Ablaufdatum dieses einen Gäst*innen-Accounts entsprechend gesetzt. Die Gäst*innen-Accounts können trotzdem nur zwischen dem Start- und Enddatum zum ersten Mal verwendet werden. Ein Anwendungsfall für diese Option wäre, Accounts anzulegen, für die das Enddatum einige Jahre in der Zukunft liegt und diese z. B. bei Pförtner*innen zu hinterlegen. Die Pförtner*innen können die Accounts dann Gäst*innen gegen Unterschrift aushändigen und die Gäst*innen können ihren Gäst*innen-Account dann sofort für die angegebene Laufzeit verwenden.