Online-Umfragen in der Academic Cloud

Der Umfragedienst ermöglicht es, Online-Umfragen zu erstellen, durchzuführen und auszuwerten (Umfrage-Administration). Dieser Dienst wird mit der Software LimeSurvey betrieben.

An einer mit LimeSurvey erstellten Online-Umfrage können im Prinzip beliebige Personen (weltweit) teilnehmen, doch können Umfrage-Administrator*innen bei Bedarf Teilnahmebeschränkungen vorsehen.

Nutzungsvoraussetzungen

Die Nutzung des Dienstes steht Angehörigen der Universität Göttingen (als Mitarbeiter*in oder Studierende*r), einer Einrichtung der Max-Planck-Gesellschaft oder einer anderen nutzungsberechtigten Forschungseinrichtung zur Verfügung. Nähere Informationen dazu finden sich in den Nutzungsbedingungen der Academic Cloud.

Der Zugang erfolgt über Ihre AcademicID. Voraussetzung hierfür ist:

  • Entweder ein Benutzungskonto bei der GWDG.
    Dieses kann auf unserer Website beantragt werden. Es entstehen dadurch keine Kosten.
  • Oder ein dienstlicher oder studentischer Account bei der Universität Göttingen bzw. ein Account bei einer Einrichtung der Max-Planck-Gesellschaft oder einer anderen, bei der GWDG nutzungsberechtigten Einrichtung.

Für die Nutzung der Software benötigen Sie einen Webbrowser.

Zugang und Anmeldung

Der Zugang zum Dienst erfolgt sowohl für die Erstanmeldung als auch für die künftige Nutzung über den Aufruf der Seite

https://survey.academiccloud.de.

Sie werden auf die Login-Seite der Academic Cloud umgeleitet und melden sich dort mit Ihren gewohnten Zugangsdaten direkt oder über die Föderierte Anmeldung an. Bei erstmaliger Anmeldung wird automatisch Ihr LimeSurvey-Account erstellt, den Sie sogleich nutzen können. In LimeSurvey werden hierbei folgende personenbezogenen Daten gespeichert:

  • Ihre Benutzernummer („Gö*-ID“),
  • E-Mail-Adresse
  • Vor- und Zuname

Melden Sie sich von dem Dienst wieder ab, werden Sie erneut auf die Anmeldeseite der Academic Cloud umgeleitet.

Wir empfehlen allen Nutzenden des Dienstes, sich in die Mailingliste "survey-users" einzutragen, über die wir wichtige Informationen zu unserem Dienst bekanntgeben.

Kündigung des Zugangs

Wenn Sie den Zugang zum Dienst kündigen möchten, kontaktieren Sie bitte unseren Support.

Die Mailingliste für Nutzende dieses Dienstes können Sie über die Listenhomepage selbst abbestellen oder uns dies ebenfalls mitteilen.

Kosten

Derzeit wird unser Abrechnungssystem umgestellt. Für diese Übergangszeit bieten wir unseren KundInnen aus der Max-Planck-Gesellschaft und der Universität Göttingen die Nutzung des Umfragedienstes kostenlos, d.h. ohne Berechnung von Arbeitseinheiten (AE), an. Die künftigen Kosten in AE werden sich auf eine geringe Anzahl an AE/Monat für die Nutzung eines Umfrage-Administrations-Accounts belaufen. Wir werden Sie rechtzeitig über die Einführung der Kosten in AE informieren.

Für Beratung zur Software berechnen wir, wie gewohnt, unseren üblichen Stundensatz.

Nutzungshinweise

Benutzendenkonto

Der Zugang zum Umfrageserver erfolgt über Ihre AcademicID, mit der Sie die meisten unserer Dienste nutzen können. In Ihrer AcademicID sind auch Ihre Kontoeinstellungen (Name, E-Mail-Adresse usw.) gespeichert. Wenn sich etwas an Ihren persönlichen Daten ändert und dies in Ihrem Benutzeraccount angepasst werden muss, können Sie das unter https://academiccloud.de/my-account erledigen; innerhalb von LimeSurvey (unter “Mein Konto”) sind keine Änderungen durchführbar. Sollten Sie Änderungen vornehmen, werden diese nach dem Verlassen von LimeSurvey automatisch verworfen.

Ablauf einer Umfrage

Der Prozess für eine Umfrage mit LimeSurvey ist wie folgt:

  • Erstellen Sie eine neue Umfrage.
  • Erstellen Sie eine neue Fragengruppe in Ihrer Umfrage. Jede Umfrage muss mindestens eine Fragengruppe besitzen.
  • Erstellen Sie eine oder mehrere Fragen in der neuen Fragengruppe.
  • Testen Sie ihre Umfrage (Umfragevorschau). Die Umfrage (oder auch einzelne Fragen oder Fragengruppen) kann zu jedem beliebigen Zeitpunkt getestet werden, ein Testlauf vor dem Start einer Umfrage empfiehlt sich.
  • Falls Sie eine kontrollierte Teilnehmendenlist mit eindeutigen Zugangsschlüsseln (Tokens) benötigen, erstellen Sie eine Teilnehmertabelle.
  • Aktivieren Sie die Umfrage und laden Sie die Teilnehmer ein, indem Sie entweder den Link zur Umfrage bekanntgeben oder, falls Sie eine Teilnehmertabelle verwenden, über die Einladungsfunktion.
  • Beobachten Sie den Rücklauf und senden ggf. eine Erinnerungsnachricht.
  • Beenden Sie die Umfrage (manuell oder automatisch durch einen Ablauftermin).
  • Werten Sie die Ergebnisse aus.
  • Exportieren Sie bei Bedarf Ihre Umfrage und/oder die Ergebnisse.
  • Löschen Sie nicht mehr benötigte Ergebnisse und Umfragen.

Berechtigungen der Umfrage-Administrator*innen

Designvorlagen (Themes)

In der Standardeinstellung der Berechtigungen unseres Umfragedienstes ist es nicht möglich, Designvorlagen (Themes) zu erstellen oder zu verändern. Falls Sie eigene Vorlagen verwenden möchten, nehmen Sie bitte mit unserem Support Kontakt auf.

Sobald Sie die Berechtigung dazu erhalten haben, können Sie eigene Vorlagen erstellen, indem Sie eine der drei „Kerndesignvorlagen“ (Standardvorlagen), „bootswatch“, „fruity“ und „vanilla“, kopieren („erweitern“) und die dadurch erzeugte neue Designvorlage unter einem eigenen Namen abspeichern. Diesen wählen Sie bitte so, dass Ihr Institutskürzel im Namen enthalten ist. Bei nicht zuordenbaren eigenen Vorlagen behalten wir uns vor, diese zu löschen.
Sie können Ihre so erzeugte Designvorlage dann nach Ihren Wünschen anpassen. Verändern Sie bitte keinesfalls eine der drei Kerndesignvorlagen und ausschließlich Ihre eigenen Benutzer-Designvorlagen!

Beschriftungssets (Label Sets)

In der Standardeinstellung der Berechtigungen unseres Umfragedienstes ist es nicht möglich, Beschriftungssets anzulegen oder zu bearbeiten. Falls Sie eigene Beschriftungssets verwenden möchten, nehmen Sie bitte mit unserem Support Kontakt auf.

Sobald wir Ihnen die Berechtigung erteilt haben, können Sie Beschriftungssets erstellen und verwenden. Bitte benennen Sie Ihr Beschriftungsset so, dass Ihr Institutskürzel im Namen enthalten ist. Bei nicht zuordenbaren Beschriftungssets behalten wir uns vor, diese zu löschen.
Sie können Ihre Beschriftungssets dann nach Ihren Wünschen anpassen. Bitte bearbeiten Sie nur Ihre eigenen Beschriftungssets!

Informationen zu Beschriftungssets im Online-Handbuch auf limesurvey.org

Gemeinsame Bearbeitung von Umfragen

In der Standardeinstellung Ihres LimeSurvey-Accounts ist ferner keine Berechtigung zum gemeinsamen Arbeiten an Umfragen vorgesehen.
Wenn Sie dies wünschen, wenden Sie sich bitte an unseren Support. Wir werden Ihnen eine Benutzer*innengruppe mit den entsprechenden Mitgliedern einrichten, der Sie dann die Berechtigung für Ihre Umfrage erteilen können. Voraussetzung ist, dass jedes Mitglied Ihrer gewünschten Benutzergruppe bereits über einen Account auf unserem Umfrageserver verfügt.

Export und Import von Umfragen

Möchten Sie Ihre Umfragen mit oder ohne dazugehörige Antworten, Teilnehmer-Tokens usw. längerfristig sichern, so können Sie diese in verschiedenen Formaten exportieren:

Wenn Sie eine Umfrage von einem LimeSurvey-Server auf einen anderen migrieren möchten, exportieren Sie diese ebenfalls wie oben beschrieben.

Nach dem Export aus dem Quellsystem wird / werden die Umfrage/n dann in das Zielsystem importiert:

Datensicherheit und Datenschutz

Allgemein

Umfragen werden eigenverantwortlich von den Umfrage-Administratoren erstellt. Dabei ist die Benutzungsordnung der GWDG zu beachten.

Jede * r LimeSurvey-Benutzende (Umfrage-Administrator * in) kann die eigenen Umfragen und erhobenen Daten exportieren und ist dann verantwortlich für ihre sichere Aufbewahrung.
Die GWDG wird die Umfragedaten > 6 Monate nach Abschluss einer Umfrage von ihren Servern löschen.

Speicherung der Daten

Die LimeSurvey-Software ist auf Servern der GWDG installiert.
Die damit erhobenen und verarbeiteten Daten werden ausschließlich auf GWDG-eigenen Speicher- und Backupsystemen an den Standorten der GWDG gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben.

Datenübertragung

Die Datenübertragung zwischen dem LimeSurvey-Server der GWDG und den Web-Clients (Browsern) erfolgt verschlüsselt, der Zugang für LimeSurvey-Administratoren ist passwortgeschützt. Das Passwort darf nicht an Dritte weitergegeben werden. Zugang zu der Datenbank, in der die Umfragedaten gespeichert sind, haben ausschließlich die Datenbankadministrator*innen der GWDG.

Datenschutz

Die*der Administrator*in einer Umfrage ist auch für die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) der EU bei der Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich. Auf der Seite für den Antrag auf Zuweisung einer Benutzerkennung ist nachzulesen, dass fünf Schutzstufen (A-E) für personenbezogene Daten unterschieden werden (vergl. auch die Hinweise derLandesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen), und dass auf den Rechenanlagen der GWDG keine personenbezogenen Daten verarbeiten werden dürfen, die in die Schutzstufen D oder E einzuordnen sind.

Umfragedaten müssen von den Umfrageadministratoren gelöscht werden, sobald sie nicht mehr benötigt werden. Die GWDG behält sich vor, die Daten aller Umfragen, deren Abschlussdatum länger als 6 Monate zurückliegt, zu löschen. Wenn Sie die Daten über einen längeren Zeitraum benötigen, exportieren Sie diese bitte rechtzeitig vorher.

Umfragedaten mit personenbezogenen und/oder sensiblen Daten müssen gegen unerlaubten Zugang gesichert aufbewahrt werden. Bitte beachten Sie, dass Sie personenbezogene Daten, auch exportierte, löschen müssen, sobald sie nicht mehr für Auswertungen gebraucht werden. Hierzu zählen z.B. auch evtl. angelegte Teilnehmer*innentabellen für Ihre Umfragen.

Datenschutzerklärung und Impressum auf den Umfrageseiten

Die GWDG stellt die Serverinfrastruktur (Webserver und MySQL-Datenbankserver) und die Software für die Entwicklung, Durchführung und Auswertung von Online-Umfragen mit LimeSurvey zur Verfügung. Die Datenschutzerklärung auf den Umfrageadministrations-Seiten bezieht sich auf diese Tätigkeit der GWDG.

Für den Inhalt der Umfragen sowie die Verwendung und den Schutz der mittels der Umfragen erhobenen Daten sind die jeweiligen Veranstalter*innen der Umfrage (Umfrage-Administrator*innen) verantwortlich.
In jeder Umfrage müssen Angaben zum*zur Veranstalter*in (Name, Adresse, E-Mail-Adresse) gemacht werden (Impressum). Befragungen von Minderjährigen unter 14 Jahren dürfen nicht ohne Kenntnis bzw. Zustimmung der gesetzlichen Vertreter*innen (in der Regel die Eltern) erfolgen. Bei Umfragen innerhalb eines Unternehmens oder Instituts sind ggf. die Mitbestimmungsrechte des zuständigen Betriebsrats bzw. Personalrats zu beachten. Das Urheberrecht ist bei Text-, Bild- oder Tonmaterial einzuhalten.

Auf der Startseite einer Umfrage sollten die Teilnehmenden vom*von der Veranstalter*in der Umfrage u.a. über folgende Punkte informiert werden:

  • Wer führt die Umfrage durch und ist verantwortlich für die Datenverarbeitung (Namen und Kontaktdaten)?
  • Zu welchem Zweck werden die Daten benötigt?
  • Wo werden die Daten verarbeitet?
  • Wer hat Zugriff auf die Daten?
  • Wann werden die Daten gelöscht?
  • Welche Rechte haben die Umfrageteilnehmenden?

Der entsprechende Text kann z.B. auf der Willkommensseite untergebracht werden, die entsprechenden Textbausteine für einen Datenschutzhinweis können aber auch in LimeSurvey (Version 3.x) zu Beginn der Umfrage angezeigt und die Umfrageteilnehmenden aufgefordert werden, den Datenschutzhinweis durch Ankreuzen eines Kontrollkästchens (Checkbox) zu akzeptieren.

Die Einstellungen dafür finden sich im Menü der Umfrage unter „Einstellungen“→„Einstellungen zur Datenschutzrichtlinie“. Dort kann der Text für die „Nachricht für Umfragedatensicherheitsrichtlinie“ eingetragen werden, und dort kann man auch einstellen, wie die Anzeige erfolgen soll:

                         "Nicht zeigen"  /  "Inline-Text"  /  "Zusammenklappbarer Text"

Hilfe und Support

Um stets aktuelle Informationen, wie neue Funktionen, Änderungen oder geplante Wartungsarbeiten zu unserem LimeSurvey-Dienst zu erhalten, können Sie unsere Mailingliste abonnieren.

Supportanfragen an die GWDG: Kontaktieren Sie hierzu bitte unseren Support oder schreiben Sie eine Mail an support@gwdg.de.

Zu allen Fragen rund um LimeSurvey kann das umfangreiche Online-Handbuch der LimeSurvey-Community herangezogen werden.

Die LimeSurvey-Support-Foren bieten Lösungen zu vielen Problemen.

Unter den folgenden Links finden Sie weitere Anleitungen und Ratgeber.

Wenn Sie LimeSurvey einfach mal ausprobieren möchten, dann können Sie dazu den Demo-Server nutzen.

Kontakt und weiterführende Informationen

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